Kebumen, Humas BRIN. Arsip dapat digunakan sebagai alat bantu komunikasi sekaligus menjadi berkas kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Sejalan dengan tugas dan fungsi Kantor Pengembangan Kompetensi (Bangkom) SDM IPTEK Karangsambung BRIN yaitu memberikan pelayanan jasa dan informasi; melaksanakan konservasi; pengembangan dan pemanfaatan wilayah yang mengandung fenomena geologi bernilai ilmiah serta pengembangan hasil riset bidang geoteknologi; maka diperlukan sistem penyimpanan arsip batuan yang baik. Untuk itu, Kantor Bangkom SDM IPTEK Karangsambung menyelenggarakan FGD kearsipan pada Kamis (21/10).
Direktur Pengembangan Kompetensi SDM IPTEK BRIN, Dr. Sudi Ariyanto menegaskan, pengelolaan arsip di Indonesia berbeda jauh dengan negara maju. “Kita sering kesulitan menemukan catatan kegiatan yang telah berlalu, sedangkan di negara maju kita mudah menemukan catatan dari masa lampau, padahal catatan ini bisa menjadi dasar untuk mengembangkan ilmu pengetahuan,” terangnya. Sudi berharap, Pejabat Fungsional Arsiparis yang ada di Kantor Bangkom SDM IPTEK Karangsambung mampu memahami pentingnya arsip sebagai sumber informasi untuk membentuk pengetahuan sehingga dapat dimanfaatkan sebagai pengetahuan kolektif.
Kantor Bangkom SDM IPTEK Karangsambung memiliki kekayaan geodiversitas sebagai sumber informasi. “Kami memiliki banyak koleksi batuan yang tersebar di 30 lokasi pada wilayah seluas 4,7 hektar, sehingga diperlukan sistem penyimpanan arsip batuan yang baik,” ujar Indra Riswadinata, M.H, Kepala Kantor Bangkom SDM IPTEK Karangsambung. Menurutnya, FGD ini penting untuk meningkatkan kompetensi teknis pengelolaan arsip batuan bagi Arsiparis. Disamping itu, ketersediaan arsip batuan yang autentik dan lengkap dapat dimanfaatkan masyarakat sebagai sumber informasi terpercaya agar BRIN dapat memberikan pelayanan publik yang lebih baik.
Pengelola Museum Geologi Kementerian ESDM, Aurora Murnayati, M.Hum dalam paparannya menggarisbawahi peran penting Arsiparis dalam tata kelola koleksi museum geologi. “Langkah penting bagi sebuah koleksi musem adalah pencatatan data dan informasi koleksi serta dokumen berita serah terima koleksi sebagai data registrasi koleksi, inilah pentingnya Arsiparis dan tim pengelola museum,” jelas Aurora. Data registrasi tersebut menurutnya merupakan sumber data awal yang diperlukan untuk penelitian koleksi lanjutan.
Disamping itu, pengelolaan arsip dinamis juga tidak kalah penting bagi Arsiparis. “Arsip dinamis umumnya digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu,” tegas Dwi Muldasih, M.Hum, Arsiparis Ahli Madya Direktorat Kearsipan Pusat ANRI. Ia menjelaskan, pengelolaan arsip dinamis mencakup tiga tahapan yaitu penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan.
Setelah mengikuti FGD kearsipan tersebut, Arsiparis di Kantor Bangkom SDM IPTEK Karangsambung BRIN mendapatkan pemahaman baru mengenai tata kelola kearsipan terutama yang berkaitan dengan aspek geodiversitas. “Kami jadi mengetahui bahwa konsep pengelolaan benda koleksi museum itu hampir sama dengan pengelolaan arsip dinamis,” tutur Eko Ardiyantoro, Arsiparis Madya BRIN. Menurutnya, ke depan pengelolaan arsip geodiversitas di Karangsambung perlu disusun dalam dua tempat yang berbeda tetapi tetap menjadi satu kesatuan informasi. (Mn)